برای ایجاد آرشیو الکترونیکی همانند ایجاد آرشیو اسناد فیزیکی باید تمام مدارک و مستندات کاغذی ابتدا به صورت الکترونیکی درآمده و سپس در آرشیو ویژه خود ذخیره‌سازی و نگهداری شوند. تجزیه و تحلیل اسناد و طراحی ساختار الکترونیکی آنها، اولین گام برای ساماندهی الکترونیکی اسناد آرشیوی بوده و طراحی مناسب آن تأثیر به سزائی در کارآیی و کیفیت بهره‌برداری از بایگانی دیجیتال خواهد داشت.
در ساماندهی اسناد الکترونیکی، باید مبانی مدیریت نگهداری اسناد در کنار استفاده از یک سیستم مدیریت اسناد حرفه‌ای مورد توجه قرار گیرد. شناسایی اسناد از لحاظ نوع کاغذ، اندازه، نحوه نگهداری و کیفیت اسناد، انتخاب تجهیزات مطلوب، شناخت کاربران سامانه و تعیین سطوح دسترسی، تعیین فیلدهای جستجو و… نخستین مرحله ساماندهی الکترونیکی اسناد است.
تجربیات کشورهای پیشرو در زمینۀ استفاده از فناوری اطلاعات در ساختارهای سازمانی، امکانات موجود و نوع اطلاعات و اسناد و نقش محوری آنها در ایجاد خدمات الکترونیکی، ضرورت تبدیل ساختار سنتی نگهداری اطلاعات به سامانه‌های پیشرفته بایگانی الکترونیکی را بیش از پیش آشکار می‌سازد.
آماده‌سازی و پاکسازی اسناد برای ایجاد آرشیو الکترونیکی
آماده‌سازی و پاکسازی اسناد شامل بازکردن تا خوردگی‌ها، ترمیم پارگی، جداکردن سوزن و منگنه و امثال آن است که انجام این مراحل باعث تسریع اسکن اسناد و مدارک خواهد شد. لازم به ذکر است مرحله آماده‌سازی آرشیو الکترونیکی به ترتیب چیدمان زونکن‌ها و فقط در مورد اسنادی انجام می‌شود که مقرر است عملیات اسکن بلافاصله روی آن صورت گیرد.
اسکن اسناد برای پیاده‌سازی آرشیو الکترنیکی
اسکن اسناد شامل تصویربرداری مطلوب از تمامی برگه‌های پرونده‌ها و نقشه‌ها با تجهیزات مناسب و کارا است. انتخاب این تجهیزات جهت انجام امور اسکن فقط زمانی میسر بوده که انواع مختلف پرونده‌های واحدهای ذیربط سازمان مورد شناسایی دقیق و کامل قرار گیرند تا مطابق با نوع و حجم اسناد و مدارک از اسکنر مناسب استفاده شود.
در فرآیند اسکن اسناد توجه به نکات زیر ضروری است:
- با توجه به اینکه برای مدیریت پرونده‌ها از نرم افزار آرشیو و مدیریت اسناد الکترونیکی استفاده خواهد شد، وضوح پرونده‌ها برای اسنادی که قرار است تبدیل به متن شوند (OCR شوند) ۳۰۰dpi و برای اسنادی که قرار نیست OCR شوند ۲۰۰dpi خواهد بود.
- در بخش تصویربرداری، اسکن اسناد به ترتیب کد محل بایگانی انجام می‌شود. در این بخش بر روی تمامی اسناد هنگام تصویربرداری، عملیات تمیزکاری اولیه، ابتدا به صورت خودکار توسط نرم‌افزار اختصاصی اسکنرها و در صورت نیاز به تنظیم بیشتر، به صورت دستی به وسیله اپراتور انجام می‌گیرد تا کیفیت مطلوب به دست آید. باید توجه شود که وضوح پرونده‌ها برای تمام اسناد در محدوده‌های مختلف dpi است.
- با توجه به نوع اسناد، از نظر کیفیت و سایر مشخصات ظاهری، قالب اسکن ممکن است تغییر کند. می‌توان اسناد را به صورت سیاه و سفید اسکن کرد. در صورتی که در برخی از اسنادی که کیفیت ظاهری خوبی ندارند ریزش اطلاعات رخ دهد، اسکن باید به صورت خاکستری اجرا شود. البته قالب خاکستری باعث افزایش قابل توجه حجم پرونده و زمان اجرای کار می‌شود، ولی برای حفظ اطلاعات ضروری است. همچنین در سازمان‌های مختلف با توجه به نیاز می‌توان اسناد را به صورت رنگی اسکن کرد
- در صورتی که اسنادی از قبیل نقشه و یا دستورالعمل وجود دارند که بسیار فرسوده و ناخوانا هستند، باید ضمن فهرست‌برداری، برای احیاء آنها در کار گروه‌های تخصصی تصمیم‌گیری شود.
- به منظور تشخیص اوراق اسکن شده از سایر اوراق، بر روی هر یک از اوراق اسکن شده شماره و یا علامت مشخصی درج شود. این امر در بسیاری از موارد به صورت خودکار توسط اسکنرهای حرفه‌ای انجام می‌شود.
پس از انجام عملیات تصویربرداری، تمام اقلام جداشده در مرحله آماده‌سازی مجدداً به اسناد متصل و سپس سند مذکور با همان ترتیب اولیه، بایگانی می‌شود. بنابراین سازمان باید به صورت دوره‌ای فرایند تصویربرداری اسناد را مورد بررسی قرار دهد.
اصلاح و ویرایش تصاویر و بهینه‌سازی پرونده‌ها برای بایگانی دیجیتال
پس از اسکن مدارک و مستندات کاغذی و تبدیل آنها به پرونده‌های الکترونیکی مورد نظر، باید ابتدا این پرونده‌ها با اصل سند مورد مقایسه و تطبیق قرار گرفته و در صورت نیاز، مجدداً اسکن شود. برای حصول کیفیت مطلوب اسکن مورد نظر و جلوگیری از ریزش اطلاعات باید دستگاه‌های اسکن به طور دقیق تنظیم شده باشد.
چرخاندن تصاویر به شکل صحیح. به منظور استفاده از قابلیت OCR باید اسناد و مدارک در حالت استاندارد خود قرار داشته باشند، لذا در صورت نیاز چرخش اسناد لازم و ضروری است.
ورود اطلاعات (ثبت اطلاعات در نرم افزار آرشیو)
با هدف سهولت و تسریع بازیابی اطلاعات و دستیابی کاربران به اسناد مورد نیاز، باید اطلاعات مربوط به فیلدهای اطلاعاتی اسناد در نرم افزار مدیریت اسناد و آرشیو الکترونیکی وارد شود. چنانچه در مرحله ساماندهی فیزیکی فهرست اسناد آماده شده باشد، ورود اطلاعات باید بر اساس آن انجام شود. در این مرحله از ایجاد آرشیو الکترونیکی باید جایگاه هر سند در طبقه‌بندی تعریف شده در نرم افزار بایگانی اسناد تعیین و همچنین سطوح دسترسی کاربران به هر سند مشخص شود. نکته قابل توجه اینجاست که سازمان باید رویکردی را برای ورود اطلاعات انتخاب کند تا با حداقل زمان، امکان ورود حداکثر اطلاعات وجود داشته باشد.
OCR اسناد
OCR یعنی تبدیل تصویر دیجیتالی شده به پرونده‌های قابل پردازش به صورت متن. عملیات OCR امکان جستجوی تمام متن را فراهم می‌آورد.
کنترل کیفی
چون فعالیت‌های فوق توسط پیمانکاران بیرونی انجام می‌شود لازم است به منظور اطمینان از صحت ساماندهی فیزیکی و الکترونیکی، کنترل‌های لازم صورت گیرد. برای این منظور تمام مراحل کاری ساماندهی فیزیکی و الکترونیکی باید توسط دستگاه نظارت آن شرکت و ناظر پروژه بررسی و صحت آن تأیید شود.
تهیه نسخۀ پشتیبان از آرشیو الکترونیکی
بدون شک یکى از بزرگترین چالش‌هاى پیش روى اسناد الکترونیکی، نابودى اینگونه پیشینه‌ها به دلایل مختلف ازجمله ویروسى شدن پرونده‌ها و یا خطاى عمدى و سهوى انسانی است. بدیهى است با توجه به خطرات متعددى که اسناد الکترونیکی را تهدید می‌کند، چاره‌اى جز تهیه نسخه‌هاى ثانویه و یا پیشتیبان نداریم. خوشبختانه با پیشرفت فناوری‌هاى رایانه‌اى، امروزه به سرعت مشکل فضاى فیزیکى براى ذخیره‌‌سازى حجم انبوهى از داده‌های الکترونیکى در حال برطرف شدن است.
لذا به منظور حفظ و نگهداری از اطلاعات آرشیو الکترونیکی پس از اتمام ورود اطلاعات در نرم افزار مدیریت اسناد باید به صورت دوره‌ای از بانک اطلاعاتی بایگانی الکترونیکی، سه نسخۀ پشتیبان تهیه شود که یک نسخه باید به گروه مدیریت اسناد و دو نسخۀ دیگر در یک محل امن نگهداری شود. بهتر است هر روز از پرونده‌های اضافه شده یا تغییرداده شده نسخۀ پشتیبان تهیه شود زیرا در مرحله بعدی یعنی ویرایش پرونده‌ها، امکان از بین رفتن پرونده وجود دارد و بهتر است نسخه پشتیبانی از قبل تهیه شده باشد.
تهیه نسخه پشتیبان الکترونیکی، فقط محدود به اسنادى نمى‌شود که از ابتدا به صورت الکترونیکی تولید شده‌اند. امروزه بسیارى از آرشیوهاى ملى در جهان، اقدام به تهیه نسخه الکترونیکی از اسناد کاغذى خود کرده‌اند. نسخه‌هاى الکترونیکی، نه تنها با هدف حفاظت از اسناد تهیه می‌شوند، بلکه امکان ارائه خدمات بهتر به کاربران آرشیوها و همچنین اشاعه اطلاعات و اشتراک‌گذاری آنها را در سطح جهانى فراهم می‌کند. با توجه به طول عمر محدود اسناد کاغذی و الکترونیکی و آسیب‌پذیر بودن آنها در برابر آسیب‌هایی از قبیل رطوبت، آتش‌سوزی، آفات و حشرات موذی و میدان‌های الکترو مغناطیسی، تهیه ریز فیلم از اسناد مذکور، امری لازم و ضروری است که مزایایی از قبیل حجم کم، طول عمر بالا، قابلیت تبدیل مجدد به پرونده الکترونیکی یا کاغذ را به همراه دارد.